>> Rabatt für Pixtacy-Anwender bei easybill.de
>> weitere Neuerungen in Pixtacy 2.3
>> sechsteiliges Pixtacy-Video-Tutorial bei YouTube

Rechnungen auf Knopfdruck

Ich freue mich, Ihnen heute eine neue Pixtacy-Version vorstellen zu können, die eine der am häufigsten nachgefragten Funktionen verwirklicht: das automatische Erstellen von Rechnungen.

Aber bevor ich ins Detail gehe, muss ich vorausschicken, dass die Neuerung diesmal nicht kostenlos zu haben ist. Das Update auf Pixtacy 2.3 gibt es zwar umsonst, aber für die automatische Rechnungsstellung müssen Sie Mitglied beim Onlinedienst easybill.de werden, und das kostet Geld (Details weiter unten). Pixtacy 2.3 liefert lediglich die Schnittstelle, um die Anbindung an easybill zu verwirklichen.

Dass ich bei der Rechnungsstellung auf einen Partner setze und keine eigene Lösung bereitstelle, hat mehrere Gründe:

Erstens könnte eine in Pixtacy eingebaute Lösung niemals den Funktionsumfang und Komfort bieten, den eine spezialisierte, im Laufe mehrere Jahre gereifte Lösung wie easybill aufzuweisen hat. Es bliebe also eine Kompromisslösung, mit der niemand so recht glücklich wird. Hinzu kommt, dass die Lösung eben nur für Pixtacy-Bestellungen einsetzbar wäre und nicht für Verkäufe oder Dienstleistungen, die Sie auf anderem Wege abwickeln.
Zweitens ändern sich die gesetzlichen Vorgaben an die Rechnungsstellung so häufig, dass ich einen nicht unerheblichen Teil meiner Arbeitszeit mit Recherchen und stetigen Aktualisierungen des Rechnungsmoduls verbringen müsste. Es wäre nicht fair, diesen Aufwand auf alle Pixtacy-Anwender umzulegen (weil ja nicht alle die automatische Rechnungserstellung brauchen), also müsste ich ebenfalls zu einer Art Abonnementlösung kommen, um die Kosten zu decken.
Drittens ist die Rechnungsstellung ein sehr individuelle Angelegenheit. Sie erfordert gerade am Anfang einige Anpassungsarbeiten, zum Beispiel bei der Gestaltung des Briefbogens, dem Festlegen der steuerrechtlichen Parameter etc. Der easybill-Kundendienst bietet in diesen Punkten kompetente Unterstützung, die Sie keinen Cent kostet – etwas, das ich in dieser Form nicht leisten könnte.
Viertens gibt es bei der Rechnungsstellung auch Aspekte, die über das hinausgehen, was eine Software leisten kann. Zum Beispiel bietet easybill zusätzliche Dienste an, um Rechnungen per Fax oder Briefpost zu versenden. Diese erfordern eine umfamgreiche Ausstattung an Hardware und Mitarbeitern, die nur ein spezialisierter Dienstleister bereitstellen kann.
Außerdem sind bestimmte Softwarefunktionen, die für eine automatisierte Rechnungsstellung benötigt werden, auf den Webservern der gängigen Provider technisch nicht oder nur mit Einschränkungen verfügbar. Dies betrifft insbesondere das Erstellen und Signieren von PDF-Dokumenten.

Ich selbst habe meine Rechnungen jahrelang mit einer selbstentwickelten FileMaker-Datenbank erstellt, bis ich vor einem halben Jahr auf die Online-Rechnungsstellung umgestiegen bin. Dieser Umstieg ist mir nicht ganz leicht gefallen, aus zwei Gründen: Zum einen bin ich als Programmierer natürlich überzeugt davon, dass fremde Lösungen niemals so gut sein können wie meine eigenen ;-). Zum anderen sind meine finanziellen Mittel beschränkt, und im Grunde meines Herzens scheue ich jede Geldausgabe, die nicht unbedingt notwendig ist.

Der Gedanke, mich an einen Dienstleister zu binden, der Monat für Monat Geld für seine Leistungen verlangt, hat mich lange Zeit davon abgehalten, die Rechnungsstellung auszulagern. Schließlich ist mir aber bewusst geworden, wieviel Zeit mich diese Arbeit tatsächlich kostet: Vom Eingeben der Daten über das Ausdrucken, Eintüten, Frankieren und Zum-Briefkasten-bringen bis hin zum Verwalten der Zahlungseingänge, Schreiben von Mahnungen, Erstellen von Gutschriften usw. usf. Hinzu kamen noch die gelegentlich notwendigen Anpassungen meiner FileMaker-Datenbank aufgrund neuer Gesetze oder Änderungen in meinen Geschäftsmodellen.

Es geht hier, wohlgemerkt, nicht um Rechnungen für Pixtacy-Verkäufe (der Vertrieb läuft über einen Partner), sondern nur um meine Beratungs- und Programmiertätigkeit für einzelne Kunden. Die Zahl der Rechnungen pro Monat ist also überschaubar. Trotzdem hat mich chronische Zeitknappheit dazu gebracht, die Online-Rechnungsstellung einmal auszuprobieren. Und der Versuch hat mich davon überzeugt, dass auch fremde Entwickler ganz brauchbare Softwarelösungen zustande bringen ;-)

Aber vor allem hat er mir gezeigt, dass ich Monat für Monat einiges an Zeit spare – und die ersparte Zeit ist, wenn ich meinen üblichen Stundensatz zugrunde lege, ein Vielfaches dessen wert, was mich der Onlinedienst kostet.

Noch wichtiger als diese Ersparnis schätze ich aber die geistige und nervliche Entlastung, die das Auslagern der Rechnungsstellung mit sich bringt: Ich weiß, dass diese Dinge in guten, verlässlichen Händen sind, dass alle Daten regelmäßig gesichert werden, dass ich keine unbezahlten Rechnungen übersehe oder dass Briefumschläge auf dem Weg zum Briefkasten unter irgendwelchen Autositzen verschwinden. Ich brauche mir auch keine Gedanken darüber zu machen, auf welchem Rechner die letzte Version einer Rechnung liegt, sondern kann vom Laptop ebenso wie vom Desktop (oder notfalls auch mal von einem Kundenrechner) jederzeit auf den letzten Stand aller Daten zugreifen und bei Bedarf "nochmal eben schnell" eine Rechnung an ein Faxgerät senden.

Ich kann ohne Übertreibung sagen, dass mich das Auslagern der Rechnungsstellung ein gutes Stück produktiver und zufriedener gemacht und meine finanzielle Lage verbessert hat. Die Vorteile haben mich so überzeugt, dass ich mittlerweile nach weiteren Bereichen Ausschau gehalten habe, in denen ich Arbeiten auslagern kann. So nutze ich inzwischen beispielsweise eine Online-Zeiterfassung und eine Online-Kundenverwaltung. So kann ich mich noch besser auf mein Kerngeschäft, das Entwickeln, Vermarkten und Supporten von Softwarelösungen, konzentrieren.

Dieses kleine, uns allen lästige Thema Rechnungsstellung hat also durchaus eine strategische Dimension. Ich möchte Sie daher einladen, dieses Thema nicht nur beschränkt auf Ihren Pixtacy-Shop zu betrachten, sondern in einen größeren Zusammenhang zu stellen. Dies gilt vor allem, wenn Ihre Geschäfte nicht so laufen wie sie sollten, denn dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass Sie sich zuviel mit Nebensächlichem beschäftigen.

Wenn Sie also noch einen Weg suchen, wie Sie für 2012 Ihre Umsätze steigern können, beginnen Sie damit, den Aufwand für administrative Arbeiten wie die Rechnungsstellung auf ein Minimum zu reduzieren. Und nutzen Sie die dann freigewordene Energie, um jene neuen Ideen zu durchdenken und umzusetzen, für die Ihnen bislang immer die Zeit fehlte.

Pixtacy und easybill – die Einzelheiten

Die Kollegen von easybill haben sich freundlicherweise bereiterklärt, den Lesern des Pixtacy-Newsletters einen nicht unbedeutenden Rabatt auf die Mitgliedsbeiträge zu gewähren. Die genauen Konditionen sind auf dieser Webseite zu finden, die auch weitere Einzelheiten über das Zusammenspiel von Pixtacy und easybill bereitstellt.

Wenn Sie genau wissen wollen, was Sie in easybill und Pixtacy einstellen müssen, damit die Datenübertragung reibungslos klappt, sollten Sie sich dieses Handbuch herunterladen. Es beschreibt alle Einrichtungsschritte im Detail.

Sollten darüber hinaus Fragen auftauchen, können Sie diese im Pixtacy-Forum stellen oder sich an die freundlichen easybill-Kundendienstmitarbeiter wenden, sofern das Thema in deren Zuständigkeitsbereich fällt. Die Unterstützung von deren Seite ist wirklich erstklassig und einer der Gründe, warum ich easybill als Partner ausgewählt habe.

Weitere Neuerungen in Pixtacy 2.3

Neben der easybill-Schnittstelle bietet Pixtacy 2.3 noch ein paar weitere Neuerungen, die ein Update für Sie interessant machen könnten:

Die Formulare "Kontakt" und "Registrierung" lassen sich jetzt mit einem sogenannten Captcha-Bild absichern. Nur wenn die verzerrten Buchstaben korrekt eingetragen werden, verarbeitet Pixtacy die Formulardaten weiter. Der Datenmüll, den einige Spamroboter produzieren, landet somit nicht mehr in Ihrem Eingangskorb. Aktivieren lässt sich dieser zusätzliche Schutz, indem Sie das Formular im Redaktionssystem aufrufen und auf "Bearbeiten" klicken. Unterhalb der "Blacklist" finden Sie ein entsprechendes Ankreuzfeld.

Wer will, kann den Modus für die Bildsuche jetzt von Wortanfängen auf ganze Wörter umstellen. Bislang hat Pixtacy die eingetragenen Suchbegriffe immer als Wortanfänge interpretiert und bei der Suche nach "Vene" beispielsweise auch das Wort "Venedig" als Übereinstimmung angesehen. Diese Toleranz führt in umfangreichen Bildbeständen aber häufig zu vielen irrelevanten Treffern und lässt sich daher jetzt unter "Einstellungen > Suche" abschalten.

Für das Erstellen von Informationsseiten wie AGB oder Impressum steht jetzt ein alternatives Template mit einem zweispaltigen (genauer gesagt: zweikästrigen) Layout zur Verfügung. Wenn Sie eine neue Seite anlegen, klicken Sie rechts oben auf "anderes Template wählen" und dann in der eingeblendeten Liste auf den Namen "page2". Sie können auch bestehende Seite mit dem neuen Template verknüpfen, indem Sie auf "Vorgaben" klicken und dann auf den Button mit den drei kleinen Punkten (rechts neben der Template-Angabe).

Das Updatepaket für Pixtacy 2.3 steht hier zum kostenlosen Download bereit. Das Installationspaket für eine komplette Neuinstallation finden Sie hier, den Installationsassistenten hier.

Pixtacy-Videos bei YouTube

Wenn Sie bislang noch keinen rechten Einstieg in Pixtacy gefunden haben, gibt es vielleicht jemanden, der Ihnen helfen kann: Stefan Rasch, erfahrener Pixtacy-Anwender und "Screencaster", hat ein sechsteiliges Video-Tutorial produziert, das Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung Ihres Bildershops führt. Von der grundlegenden Installation über das Hochladen der ersten Bilder bis hin zum Festlegen von Produkten und Preisen reicht das Themenspektrum der Filme. Gucken Sie sich einfach schlau...

>>> zum Pixtacy-Kanal bei YouTube

Wenn Ihnen die Videos gefallen, lassen Sie den Rest der Welt daran teilhaben: Klicken Sie auf "Gefällt mir", tragen Sie einen Kommentar ein, oder teilen Sie das Video mit Ihren Facebook- oder Twitter-Kontakten. Bei entsprechender Resonanz soll der Pixtacy-Videokanal künftig noch weiter ausgebaut werden.

Herzliche Grüße,
Ihr Martin Wandelt